专项档案管理中档案该如何收集

专项工作档案的收集
专项工作具有的临时性、阶段性,涉及的部门和人员较多,材料分散在各个经办人员手中,使得活动结束后,若不及时收集活动形成的材料整理很容易散失。
1 档案部门要提早介入
档案部门的档案意识要到位,不能待在档案室里等待上门。而是要及时了解并掌握企业开展重大活动的信息,主动参与其中,才能较好地做好专项档案工作。
2 明确责任人,建立档案收集的网络
为确保档案材料能顺利收集,档案部门应在专项工作启动的前期明确由哪个档案人员负责跟踪收集活动形成的材料,同时也要建立各职能部门负责收集本档案材料的兼职档案员网络,明确收集专项材料的范围、内容、载体、时间要求等,形成一个联动网络。
3 重大活动档案材料的收集归档
档案材料的收集是做好档案整理的基础和关键。要做好专项档案的收集工作,必须明确专项工作档案的收集范围和内容,学习掌握当地档案行政管理部门的相关规定,明确收集范围、载体、类别、整理要求,才能做到不漏、不错。
重大活动形成的档案材料从载体上来看,有文字、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。从内容上看,有活动方案、报告、计划、总结、领导讲话、宣传报道、会议记录、贺词、题词手迹、证书、奖章、奖牌等。档案人员要紧跟活动的进展,做好每一阶段档案材料的收集工作。作为全社会性的重大活动,一般都是分几个阶段进行,档案人员要关注活动每一阶段的情况,勤跑动,与参与活动的各个部门沟通,不但要收集文件、文字材料,还要特别关注活动中形成的图表、照片、录像等,这些照片、录像散存在摄影人员手中,可能还会存在不止一人的手中,档案人员要积极跑、勤沟通,及时收集整理。现在的照片均为数码照片和数码录像,要及时刻录成光盘保存,优质的照片要晒出来整理。
4 专项工作档案的整理
“完整”是档案整理工作的一项原则,专项档案由于其形成的特殊性,在具体整理过程中可遵循其成套性的特点进行组卷整理。
一是作为一个独立问题立卷。目前对文书档案的组卷一般采取“件”为单位整理的方法,分类上则采取按问题的分类标准。若企业的档案组卷方法是采取年度-问题-保管期限的,则作为一个新的问题排列在最后组卷即可。若企业的档案组卷方法是采取年度-机构-保管期限的分类方法来组的卷,从遵循保持文件之间的历史联系和便于保管和利用的原则,在组卷时倾向于作为一个独立的问题(或临时机构)来组卷,与其他机构并列平行,放在最后。这样的组卷方法对查阅利用者来说是方便,查找的材料也相应地集中和成套。如果形成的档案材料是跨年度的,但整个活动只是在1-2年内完成的,建议将全部的文件材料放在完结年度来组卷,这样做可使一个专项工作的档案材料放在一个年度内组卷,将来查找利用就简捷方便,只要在一个年度内就可以方便查找到一个专项工作的全部档案材料。
二是归放在职能部门立卷。对于阶段性特别强的落实上级文件精神和政策的专项工作,如一次性住房货币补贴、独生子女父母退休计划生育一次性奖励补发、退休人员移交社会化管理初次启动等工作形成的档案,因为涉及面较广,且多为与职工的切身利益紧密相关,落实的时间短暂,形成的档案非常集中,只涉及职能部门,组卷时可按企业原来的组卷方式(年度-机构(问题)-保管期限)进行即可。
三是除了收集整理专项工作形成的纸字文件材料,容易忽视收集整理录音、录像、电子文档、光盘、实物、照片、证书、奖章、奖牌等档案材料,要按照不同载体的组卷要求进行整理归档,保证专项活动的全面性、成套性、完整性。
5 专项工作档案的检索和编研
由于载体的不同所整理的方法和存放的地点不同,造成一个活动的档案材料保管在不同的地点,但为方便使用,最好能建立相应的检索目录。同时,一个企业进行了多个专项工作,还可以按活动的方案、总结报告、宣传资料等不同内容进行汇编,方便利用。